Rencana Strategis Teknologi Informasi

  Ditulis pada Jul 26, 2010 // Artikel

Pendahuluan

Beberapa istilah yang sering digunakan dalam penyebutan : IT Master Plan, Rencana Induk Pengembangan Teknologi Informasi, Rencana strategis Teknologi Informasi, IT Strategic Planning, lainnya.

Tinjauan Umum

  • Saat ini, penggunaan teknologi informasi (TI) di Instansi/Perusahaan semakin meningkat.
  • Media TI digunakan tidak hanya untuk proses operasional sehari-hari, tetapi juga dalam proses pengambilan keputusan.
  • Instansi/Perusahaan tidak bisa secara gegabah mengeluarkan investasi untuk implementasi TI.
  • Blue Print (IT master plan / IT strategic plan) digunakan sebagai dasar mengimplementasikan TI sangat diperlukan.
  • IT master plan berisi rencana strategis Instansi/Perusahaan dalam mengimplementasikan dan membangun sistem informasi.
  • IT master plan harus memuat pedoman kebutuhan sistem informasi seperti yang diperlukan Instansi/Perusahaan.
  • IT master plan merupakan turunan dari business plan Instansi/Perusahaan.
  • TI diimplementasikan sebagai tool untuk membantu Instansi/Perusahaan mencapai Visi dan Misinya. Tanpa Visi dan misi yang jelas dari, IT master plan tidak akan bisa dibangun.


Manfaat IT Master Plan

  • IT master plan menjadi dasar bagi perencanaan Instansi/Perusahaan dalam investasi dan implementasi TI.
  • Instansi/Perusahaan bisa mengurangi berbagai risiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT.
  • IT Master Plan bisa menjadi alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mengkaji performa dan keberhasilan implementasi TI di suatu Instansi/Perusahaan.

Resiko Implementasi IT

  • Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan sistem informasi yang dibangun.
  • Banyak aplikasi yang tambal sulam, sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu dengan yang lain.
  • Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan.
  • Standar kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standar industri yang semestinya.

Renstra IT di Pemerintahan

Renstra TI (Rencana Strategis Teknologi Informasi) di Instansi pemerintahan dimulai ketika diterbitkannya Undang-Undang No. 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Nasional, yang mensyaratkan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), untuk menyusun Rencana Strategis berdasarkan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD). Undang-undang ini diikuti terbitnya Surat Edaran Departemen Dalam Negeri No. 050/2002/SJ tanggal 11 Agustus 2005

Ciri-ciri

  • Penjabaran visi dan misi organisasi
  • Menjadi acuan pengembangan
  • Memuat langkah-langkah strategis terkait dengan time frame
  • Tercantum program-program / kegiatan
  • Memuat skema pembiayaan dan pendanaan

Langkah Membuat IT Master Plan

  • IT master plan harus mengacu pada business plan Instansi, maka langkah pertama adalah memahami Visi dan Misi, serta target dan tujuan yang akan dicapai Instansi dalam kurun waktu tertentu.
  • Lakukan breakdown secara lebih detail untuk mengetahui informasi bisnis seperti apa yang dibutuhkan.
    Kebutuhan informasi bisa berupa: Informasi real time tentang kondisi keuangan, Profil pelanggan,
    Efektivitas marketing channel, Produktivitas setiap pekerja, Produktivitas mesin, Tingkat inventori,
    Profitabilitas setiap produk, Berbagai informasi spesifik lain yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing Instansi.
  • Dari informasi bisnis diterjemahkan menjadi kebutuhan sistem dan teknologi seperti apa yang harus diimplementasi perusahaan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
  • Kebutuhan sistem dan TI pada saat implementasi diterjemahkan secara teknis menjadi kebutuhan aplikasi perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Dalam proses ini dijabarkan bagaimana perusahaan akan mengelola berbagai sumber daya yang ada mulai dari aspek organisasi, SDM (brainware), ataupun perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang akan diimplementasi.

Manajemen Proyek

Manajemen Proyek adalah bagian memetakan proyek TI yang menjadi skala prioritas perusahaan dibandingkan dengan proyek yang lain.

Manajemen proyek juga mengatur kalender implementasi setiap proyek hingga kurun waktu tertentu, misalnya 3-5 tahun ke depan. Hal ini akan sangat berguna bagi perusahaan dalam mengatur sumber daya mulai dari keuangan, SDM, dan berbagai sumber daya lain yang terkait.

Tahap Analisa
SWOT Analysis :

Adalah salah satu teknik analisis untuk mengkaji suatu organisasi secara keseluruhan.
Swot analysis adalah uraian tentang :

  • Kekuatan yang dimiliki (Strength)
  • Kelemahan yang masih ada (Weaknesses)
  • Peluang yang ada (Opportunity)
  • Ancaman yang merugikan (Treats)

Untuk mengkaji suatu organisasi perlu dilakukan analisis dengan melihat faktor internal (yang muncul dari dalam) dan faktor eksternal (yang ada atau datang dari luar).
Faktor-faktor internal yang dapat dianalisis :
Kekuatan (Strengths) dan Kelemahan (Weaknesses)

  • Kinerja selama ini?
  • Sumber daya apa yang dimiliki dan dapat mendukung keberhasilan?
  • Sistem manajemen, kebijakan dan strategi apa yang dijalankan untuk mendayagunakan sumber daya yang ada?
  • Apakah kekuatan-kekuatan yang dimiliki?
  • Apakah kelemahan-kelamahan yang dimiliki?

Faktor-faktor Eksternal yang dapat dianalisis :

Peluang (Opportunities) dan Ancaman (Threats)

  • Apa kecenderungan umum mengenai situasi dan kondisi ekonomi, politik, budaya, lingkungan yang menjadi masalah dasar?
  • Apa akar penyebabnya? Termasuk kebijakan-kebijakan yang baik di tingkat lokal, nasional ataupun internasional yang mempengaruhi.
  • Siapakah pelaku-pelaku yang turut mempengaruhi masalah tersebut?
  • Adakah pengalaman yang berguna untuk mengatasi masalah tersebut baik pengalaman lokal, nasional maupun internasional?
  • Apakah ancaman-ancaman (dampak negatif) yang ditimbulkan waktu lalu, sekarang dan masa mendatang?
  • Apakah peluang-peluang (dampak positif) yang ditimbulkan pada waktu lalu, sekarang dan masa mendatang?

Intisari

  • Di beberapa kasus, IT master plan biasanya mengalami revisi sesuai dengan dinamika bisnis dan kebutuhan Instansi/Perusahaan di masa yang akan datang.
  • Biaya implementasi TI yang sering sangat mahal, akan lebih mudah dikelola dan dikontrol risikonya jika perusahaan mempunyai IT master plan yang baik.

Buku acuan :

  • Cassidy, A, 1998, A Practical Guide to Information Systems Strategic Planning, St Lucie Press
  • Ward, J and Peppard, J, 2002, Strategic Planning for Information Systems, John Wiley & Sons, Ltd.

(Dibuat untuk rangkuman workshop Manajemen Perencanaan Strategis Teknologi Informasi – Kominfo OKU 2010, Baturaja 26 juli 2010)



Komentari

Anda dapat menuliskan apapun yang anda inginkan, tapi ingat blog ini bukan tempat iklan anda, NO SPAM!